GLOBALIZACIÓN, MOVILIDAD Y EQUIPOS DE TRABAJO
MATERIA:
CONDUCCIÓN DE EQUIPOS DE TRABAJO
TRABAJO PRACTICO FINAL
EQUIPO: CERO CREATIVIDAD
FACILITADORA:
LILIANA VÁZQUEZ
INTEGRANTES:
Auer, Alejandra Denise
Pagadizabal, Jorge
Nicolet, Marcos
Alonso, Monica
Echeverría, Pilar
Litwin, Virginia
GLOBALIZACIÓN,
MOVILIDAD Y EQUIPOS DE TRABAJO
INDICE
Propósitos del trabajo
Metodología
Introducción
Globalización
Movilidad
Equipos de
trabajo
Interrelación
entre globalización, movilidad y equipos de trabajo
Equipos de
trabajo multi – culturales
Incidencia de
las variables de tiempo y lugar en los equipos de trabajo
Formación de
Virtual Teams
Herramientas
Informáticas
Conclusión grupal
Conclusiones
individuales
Bibliografía
PROPÓSITOS DEL TRABAJO
El propósito de este trabajo consiste en:
Ø
Realizar
una exploración de los efectos que tienen la globalización y la movilidad en el
funcionamiento de los Equipos de Trabajo.
Ø
Analizar
los conceptos y características de “Equipos de Trabajo Multi - culturales” y
“Virtual Teams” en conjugación con los factores movilidad y globalización.
Ø
Proponer
algunos aspectos a tener en cuenta en la formación y el diseño de este tipo de
equipos para facilitar el desarrollo de las tareas y obtener mejores
resultados.
Ø
Considerar
las distintas herramientas que los Equipos de Trabajo pueden utilizar para el
logro de procesos y resultados más eficientes cuando sus integrantes se
encuentran en lugares distantes.
Con relación a Cero Creatividad, los objetivos son:
Ø
Lograr un
resultado que surja de la interacción e integración de cada uno de los
integrantes del equipo y no únicamente la suma de los aportes individuales.
Ø
Consolidar
el equipo logrando una mayor flexibilidad y participación que promueva el
crecimiento del mismo, cambio y aprendizaje tanto individual como grupal.
Ø
Comprender
lo que significa realmente formar parte de un equipo de trabajo y el trabajo en
equipo en sí mismo.
Ø
Lograr que
exista una comunicación abierta y fluida entre los integrantes del equipo.
Ø
Lograr una
organización tal que posibilite el desarrollo del presente trabajo de la manera
más eficiente posible.
METODOLOGÍA
El trabajo será realizado sobre la base de
información obtenida a través de internet, libros y otras publicaciones. A
través de la discusión en el equipo se procederá al desarrollo de los distintos
puntos tendientes al logro de los objetivos expuestos anteriormente.
INTRODUCCIÓN
Como resultado de la competencia global, la era de
la informática y los excesivos costos de los viajes muchas personas trabajan
hoy en equipos que trascienden distancia, tiempo y límites organizacionales. Estos equipos han evolucionado de forma tal
que permiten el logro de resultados superiores trabajando en distintos países y
bandas horarias.
Acompañando el proceso de globalización, las
distintas herramientas informáticas que facilitan la comunicación, hacen
posible que las personas no necesiten estar localizadas en el mismo lugar para
trabajar juntas, porque pueden lograr una coordinación eficiente a pesar de las
dificultades asociadas con esta situación.
El trabajo debe ser coordinado a través de las herramientas
tecnológicas adecuadas y todos sus miembros deben interactuar para mantenerse
actualizados. En este punto es donde el
factor Movilidad presenta beneficios imprescindibles para la proliferación de
equipos de trabajo cuyos integrantes no compartan el mismo tiempo y espacio.
Se presentan retos constantes para asegurar que las
organizaciones logren, no sólo sobrevivir, sino prosperar en un futuro que cada
vez más se presenta como una incógnita, ya que se deberán encontrar nuevos
mercados y clientes, creando estructuras innovadoras y eficientes para
constituir un posicionamiento importante y duradero.
Con el objetivo de enfrentar los desafíos se
necesitan Equipos de Trabajo que se comprometan a ser promotores de los cambios
positivos y no grupos que reaccionen ante estímulos externos únicamente.
GLOBALIZACIÓN: DEFINICIÓN
Y CARACTERÍSTICAS
Debido a que la globalización es un concepto muy
actual y que tiene una influencia directa en la vida cotidiana, se mencionarán
algunas de las diversas definiciones, para luego concluir en una propia.
A tal
efecto se introducen algunas de ellas:
·
Globalización: es el proceso mediante el cual se
desarrolla la interacción global de mercados y culturas. (http://ultralingua.net – del Inglés
Globalization – Traducción libre)
·
Globalización se refiere a un conjunto de tendencias
que promueven un mundo interconectado. Las tendencias hacia la globalización
son: un aumento en el comercio internacional; aumento de la porción de la economía
mundial controlada por corporaciones multinacionales; aumento de las
influencias culturales internacionales; crecimiento del turismo y viajes
internacionales; aumento del intercambio de la información (definición
traducida y adaptada de http://www.wikipedia.org/wiki).
·
Globalización: "... cabe entender por
globalización la multiplicidad de vinculaciones e interconexiones que
trascienden a la Nación - Estado y a sus sociedades -, que configuran el nuevo
sistema mundial y el proceso a través del cual eventos, decisiones y
actividades que se producen en una parte del mundo pueden llegar a tener
consecuencias significativas para individuos
y comunidades
en partes muy distantes del globo"(E. Kofman) (Definición adaptada del
Diccionario Instructivo de Ciencias Sociales - http://www.dicciobibliografia.com)
·
Globalización: Así se ha dado en denominar al fenómeno
que sucede cuando un acontecer socio - cultural que se produce en algún lugar
del mundo repercute inmediatamente en toda la comunidad mundial, como
consecuencia del mayor conocimiento
entre los hombres, debido a la disolución virtual de fronteras
y espacios lograda por la teleinformática. "La globalización cobra forma a
través de un fenómeno tecnológico previo que se dio en llamar la “abolición de
la distancia”. La revolución producida por la técnica de la comunicación, desde
la cibernética
a la computación, internet,
los bancos de datos y la realidad virtual, terminó aboliendo no sólo la
distancia espacial sino también el tiempo... (...)... (una persona)... puede
estar al mismo tiempo en todas partes y mantener con sus interlocutores un
diálogo abierto en direcciones infinitas. Es omnipresente. Podemos pensar esta
condición privilegiada de dos maneras: que el ser humano se instala en el mundo
porque es su verdadera patria
o que, por el contrario, es un sin patria en el mundo Esta antinomia resume la
grandeza y la miseria de la globalización". (Definición
adaptada del Diccionario Instructivo de Ciencias Sociales http://www.dicciobibliografia.com)
·
Banco Mundial:
“es un cambio general que está transformando a la economía mundial... que se
refleja en vinculaciones internacionales cada vez más amplias e intensas del
comercio y las finanzas y el impulso universal hacia la liberación del comercio
y los mercados de capital por la creciente internacionalización, y por un
cambio tecnológico que está erosionando con rapidez las barreras del comercio
internacional de bienes y servicios y la movilidad del capital”. (Informes Sectoriales –1999 – Departamento
de Relaciones Institucionales – Banco Galicia).
El equipo
concluye que:
Es un fenómeno
complejo que se caracteriza por el acceso masivo a los medios de comunicación y
a la información, los cuales facilitan la eliminación de las barreras
geográficas, comerciales, sociales, económicas, culturales.
Si bien en la actualidad se puso de moda el término
por el auge de las comunicaciones, como internet y conexiones satelitales,
entre otros, este fenómeno ha surgido hace varios años.
El acceso
masivo a los medios de comunicación que facilitan la eliminación de barreras se
deben a los avances científico - tecnológicos.
Entre los cuales se pueden mencionar la evolución del transporte y el de
las comunicaciones.
Debido a la complejidad del fenómeno, se hace
difícil analizar con detenimiento todas sus características, pero se puede
mencionar la clasificación aportada por el FMI adaptada para el presente
trabajo. (Artículo “Perspectivas de la Economía Mundial” FMI – Mayo 1997).
Interrelación de los
mercados Si bien no es total, esta interrelación
conlleva a una dependencia que tiene efectos instantáneos e inmediatos, como
por ejemplo, una pequeña alza en la tasa de interés en EUA provoque una caída
fuerte en la Bolsa de Buenos Aires.
Desarrollo y
proliferación de los servicios internacionales masivos: entre ellos, las telecomunicaciones y
el transporte aéreo. Esta característica hace que los precios de los pasajes
aéreos bajen y haya una mayor disponibilidad horaria.
Alianzas estratégicas, a causa de una competencia creciente,
los distintos países pueden unirse formando alianzas que eliminan barreras
aduaneras y facilitan el comercio. Entre estas es posible mencionar el
Mercosur, La Comunidad Económica Europea, El Tratado de Libre Comercio de EEUU,
México y Canadá (NAFTA).
Interrelación de las
distintas culturas “... las secuelas de la globalización
han pegado duramente sobre las culturas de las organizaciones como resultado de
la diversidad. Las personas de distintos países son diferentes. Tienen
distintos valores, distintas creencias, distintos idiomas, provienen de
distintas culturas. El lugar de trabajo tiene que reflejar esas diferencias y
buscar la manera de reconciliar puntos de vista, estilos de trabajo, patrones
de comportamiento diferentes.” (Roberto Serra “El Nuevo Juego de los Negocios”
Grupo Editorial Norma). En
el contexto generado por la globalización llegan al mercado local nuevas
empresas con culturas organizacionales distintas que se enfrentan con las
culturas locales, lo que puede generar
conflictos, así como también enriquecimiento mutuo
Aumento de la
competencia. Se da tanto en empresas grandes como pequeñas
debido a la apertura de los mercados (las alianzas estratégicas entre piases
colaboran en esta apertura). Para hacer frente a esta situación las empresas
deberán aumentar su competitividad, que no consiste solamente en bajar costos
sino que tiene que ver en gran medida con la capacidad de adaptarse a demandas
variadas.
Estas serían algunas de las características
sobresalientes de la globalización. Si
las empresas son capaces de tenerlas en cuenta y aprovecharlas, podrán
considerar la globalización como una fuente de oportunidades. Algunas de estas son:
-
Facilita
el ingreso a distintos mercados que anteriormente se hallaban menos accesibles
al intercambio. Los flujos de información, tecnología y capital han sido los que
más han incrementado su movilidad.
-
El
intercambio cultural favorece el aprendizaje de los integrantes de la
organización. Por ejemplo aportando nuevas ideas y procesos.
-
La notable
reducción de los costos del transporte y las comunicaciones ha facilitado la
división del proceso productivo, permitiendo la participación de un mayor
número de ubicaciones geográficas según las ventajas que cada una aporta a la
cadena de valor agregado. Esto ha ampliado las oportunidades para que
productores especializados participen más activamente de la producción. Por ejemplo en Argentina se prepara el cuero
y se envía a Brasil donde se utiliza para la producción de distintos artículos.
-
Incrementa
la competencia, sentando las bases para el establecimiento de nuevas alianzas
empresariales que pueden llevar a un mayor desarrollo de las empresas.
MOVILIDAD: DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS
El término movilidad es también muy amplio y está
íntimamente relacionado con el de globalización ya que sin el intercambio de
capitales, bienes, servicios e información, el fenómeno de la globalización se
limitaría. Así, es posible ver que la movilidad tiene diversos puntos de vista
a adoptar para su análisis.
A los efectos del presente trabajo y dado que el
objetivo del mismo no es realizar un análisis pormenorizado del fenómeno de la
globalización y la movilidad sino, considerar su incidencia respecto a los
equipos de trabajo, se considerará movilidad a la circulación de trabajadores y
de información y se lo relacionará con los importantes cambios tecnológicos que
han permitido que puedan conformarse equipos de trabajo sin necesidad del
traslado físico de sus integrantes.
Respecto a la movilidad de la información es
importante destacar que la tecnología en comunicación y transporte permite
recibir la información que se necesite sin importar el lugar donde se encuentre
el usuario, es decir, los empleados pueden recibirla desde sus hogares u
oficinas. Por ejemplo si un vendedor viaja para visitar a sus clientes no está
limitado por la información que está almacenada en su empresa, sino que puede
acceder a la misma desde cualquier lugar y en cualquier momento, permitiendo a
las empresas responder mejor a las necesidades de sus empleados e incrementando
así la eficacia de los mismos.
EQUIPOS DE TRABAJO:
DEFINICIÓN Y CARACTERÍSTICAS
A los efectos del desarrollo del presente trabajo
se tomará la definición de equipo de trabajo propuesta por Héctor Fainstein,
quien afirma que “Hay equipo aunque no se
esté compartiendo lugar y tiempo simultáneo.” Y agrega que “No hay límite de espacio ni de tiempo para
estos equipos. Cuando se está operando, cuando se está realizando una tarea
para alcanzar un resultado, hay equipo.”
Se
define que un equipo de trabajo es un conjunto de personas realizando una tarea
para alcanzar un resultado, aunque no se comparta el mismo tiempo y espacio.
El
equipo coincide con el mencionado autor con respecto a los equipos de trabajo.
Esta
definición se relaciona directamente con el análisis involucrado en este
trabajo ya que se considerarán especialmente los equipos virtuales que son el
resultado directo de los efectos combinados de la globalización y movilidad
previamente definidos.
INTERRELACIÓN ENTRE
GLOBALIZACIÓN, MOVILIDAD Y EQUIPOS DE TRABAJO
Como fenómeno de mercado, la globalización se basa
en el progreso técnico y, particularmente, en la capacidad de éste para reducir
el costo de mover bienes, servicios, dinero, personas e información.
Esto ha permitido aprovechar las oportunidades
existentes en los mercados de bienes y servicios disminuyendo la importancia de
la geografía y las fronteras de los piases. El proceso comenzó hace ya algún
tiempo, pero se ha acelerado ayudado por el desarrollo de la tecnología y la
libre movilidad de los elementos mencionados anteriormente.
La interrelación a nivel de mercado también trae
consecuencias a nivel empresa ya que las mismas se encuentran insertas en
mercados globales, modificando su estructura y forma de funcionamiento.
La capacidad de diagnóstico de las necesidades de
los clientes y la gestión de alianzas eficaces revisten la máxima importancia
para alcanzar el éxito. En el caso de
que la organización adopte como herramienta de trabajo a nivel general “la
formación de equipos”, la administración de estos adquiriría también un nivel
de máxima importancia. “Muchos fracasos
de gestión, son atribuidos por los propios responsables, a falencias en
tecnología gerencial para desarrollar y potenciar equipos de trabajo en sus
organizaciones” Héctor N. Fainstein. Resulta claro que el logro de estas
exigencias depende mucho de la posibilidad de acceso a la información y
tecnología, condiciones que resultarían difíciles de lograr si el fenómeno de
globalización no incluyera la libre movilidad de estos recursos.
A continuación se adaptan los aportes de H
Fainstein para el presente trabajo. Cuando las configuraciones estructurales
tradicionales no se adaptan al proceso de cambio, se plantea un desafío muy
importante tanto a empresarios como a consultores. Este desafío implica diseñar
estrategias para adaptarse al contexto y diseñar nuevos modelos de gestión. De
esta manera un adecuado trabajo en equipo puede constituirse en una herramienta
poderosa de las empresas para afrontar el cambio. Así, existen distintos tipos
especiales de equipos para tipos de situaciones específicas (por ejemplo, los
equipos específicos o equipos negociadores, equipos de calidad, de mejora de
procesos, de innovación). Los resultados de estos equipos podrían llegar a
modificar aspectos importantes de la organización. Por ejemplo el equipo de mejora de procesos, puede desarrollar
una nueva forma de trabajar, con la cual abaratarían costos y reducirían
tiempos. Otros tipos de equipos (por ejemplo, de mantenimiento, grupos de
trabajo autónomos) solucionan problemas y realizan labores que ayudan a la
organización a completar sus operaciones cotidianas.
Si bien la necesidad de los negocios de innovar más
rápido y con mayor facilidad ha
incrementado la necesidad de trabajar en equipo en las organizaciones, la formación
de equipos no se trata de un proceso obligatorio sino que constituye una
herramienta más que las empresas pueden utilizar en función a los desafíos que
deban enfrentar.
Como consecuencia de la movilidad y la
globalización previamente definidos, cabe destacar la creciente importancia y
proliferación de equipos conformados por personas que no comparten el lugar de
trabajo, o incluso otros atributos como: nacionalidad, trasfondo social y
cultural, idioma, etc.
A continuación se presentan distintas características
de los “Equipos de Trabajo Multi - culturales” y los “Virtual Teams”.
EQUIPOS DE TRABAJO MULTI -
CULTURALES
Anteriormente se mencionó la movilidad de
trabajadores, que en el contexto marcado por la globalización pueden ser
personas de diferentes países, con diferentes culturas. Este tipo de
situaciones se presenta por ejemplo cuando una empresa multinacional envía
personal de una sucursal ubicada en un país determinado hacia una sucursal en
otro país.
A título informativo se menciona el concepto de
administración intercultural, extraído de la central de servicios de Microsoft
para la pequeña y mediana empresa. “La
administración intercultural supone estudiar el comportamiento de las personas
que trabajan en organizaciones del mundo entero. Dicho estudio describe el
comportamiento de la organización en distintos países y culturas, compara ese
comportamiento y trata de comprender y mejorar las interacciones entre los
compañeros de trabajo, clientes, proveedores y socios en las alianzas globales
de distintos países y culturas. La administración intercultural trata de
ampliar el estudio de la administración nacional para incluir en él
consideraciones globales y multi – culturales”.
A continuación se elaboró la opinión del equipo
basada en el artículo mencionado anteriormente.
La creciente complejidad que implica operar en todo
el mundo puede exigir un mayor uso de equipos de trabajo que incluyan grupos
culturalmente diversos. La necesidad de un trabajo de equipo con integrantes de
distintas culturas cuando la empresa tiene sucursales en distintos países, es
clara si se considera, por ejemplo, la
forma en que se lleva la contabilidad y se realizan las auditorias en las
distintas partes del mundo. En un determinado país, los estados financieros sirven
para reflejar la posición económica de una empresa y la auditoria sirve para
verificar con todo rigor la realidad de esa posición. En otro país, la
auditoria se lleva a cabo para asegurar que se cumplan todos los requisitos
legales. Es posible imaginar las distintas formas en que podría interpretarse
una auditoria en diferentes países y sus consecuentes conflictos lo que
enfatiza la importancia del trabajo en equipo para que los distintos
integrantes de la organización entiendan claramente cómo utilizar la
información que se recibe.
Es importante elaborar los sistemas, procesos y
procedimientos a seguir en las sucursales. Para que la organización esté segura
de que el sistema que se utiliza en un país se pueda aplicar o modificar para
que sirva en otro es necesario la formación de equipos de trabajo multi -
culturales.
Las diferencias culturales pueden ser una fuente de
innovación y aprendizaje al proveer distintos puntos de vista sobre una
cuestión, pero también pueden constituirse en un problema cuando los
integrantes del equipo no puedan adaptarse a las demás culturas presentes en el
mismo. Aquí es importante que quien
dirija esos equipos (en adelante “el conductor”) pueda fomentar un clima de
cooperación y aprendizaje mutuo entre los integrantes y no un contexto
meramente competitivo donde los integrantes intenten sobresalir marcando sus
diferencias con los demás.
“Los equipos no deben
ignorar ni minimizar las diferencias culturales. [...]. Los administradores deben distribuir el poder de acuerdo con
la capacidad de cada miembro del equipo para realizar la tarea y nunca según
ideas preconcebidas de relativa superioridad cultural”. (Central de Servicios de Microsoft
para la pequeña y mediana empresa)
Para llevar a cabo estas funciones, el conductor
necesitará tener conocimientos básicos sobre las culturas y las formas de
trabajar de los integrantes del equipo. Conseguir que las comunicaciones sean
eficaces en un entorno cultural homogéneo resulta difícil, pero lo es más aún
cuando en la organización y en los equipos de trabajo están representadas
culturas diferentes, existen distintas nacionalidades y se hablan varios
idiomas. Las comunicaciones interculturales implican a veces malentendidos
provocados por una mala percepción, interpretación o evaluación de temas,
conceptos, metas, resultados, etc. Es sumamente importante que se tenga en
claro que en una organización se trabaja con personas que se articulan a través
de sus interrelaciones, de sus vínculos interpersonales, su historia
individual, etc.
Los equipos multi - culturales pueden desarrollar
sus tareas en un mismo lugar físico debido a que la libre movilidad de los
trabajadores hace posible que trabajen cara a cara, o bien pueden adquirir la
forma de “Virtual Teams”. Bajo esta
modalidad, los trabajadores utilizarán la tecnología disponible para realizar
sus funciones más allá de que las variables de tiempo y espacio no se den en
forma conjunta.
Incidencia de las variables de tiempo y lugar en
los equipos de trabajo
De acuerdo con el análisis realizado por H.
Fainstein en “La gestión de equipos eficaces”, cabe mencionar la importancia de
las variables de tiempo y espacio en los equipos, que pueden ser modificadas
por éstos de acuerdo a sus necesidades y objetivos. Esto es posible en gran medida gracias al avance tecnológico, que
incluye los cambios en la computación, el procesamiento de datos, las
comunicaciones, etc.
De esta forma, los equipos pueden conformarse y
desarrollarse adoptando distintas combinaciones de simultaneidad y lugares de
operación.
En el mismo tiempo y mismo lugar: corresponde a la noción tradicional de equipo, en
la que los equipos se reúnen para la realización de sus tareas.
En el mismo tiempo y en distinto lugar: se refiere a los equipos que operan
simultáneamente, aunque no en el mismo lugar. Esto es posible gracias al avance
tecnológico en las comunicaciones, como por ejemplo la teleconferencia.
Hablar de equipo bajo estas condiciones es posible
ya que no excluye la noción de cooperación, coordinación y eficacia y los
resultados que se alcanzan siguen siendo un producto sinérgico de variadas
intervenciones.
En distinto tiempo y en el mismo lugar: Se rompe la simultaneidad en el
desarrollo de la tarea. Los datos son concentrados en computadoras para todos
los integrantes del equipo, dejando los encuentros simultáneos para otras
situaciones.
Los integrantes del grupo (gerentes, empleados y
operarios) desarrollan ciclos de labor secuenciando las operaciones que
realizan en forma de "carrera de postas" comunicándose a través de
redes u otros medios.
En distinto tiempo y en distinto lugar: Las redes, correos electrónicos y la
globalización de las comunicaciones hacen posible que personas de la misma
organización (o de distintas organizaciones) puedan estar trabajando en equipo
aunque no haya simultaneidad espacial y temporal.
La variable a perfeccionar en estos casos para que
haya equipo es la coordinación del trabajo, a través de la comunicación,
basado en el sistema de vectores del cono de Pichon Riviere. Este vector
(comunicación) es el que determina la modalidad de los otros en gran medida, es
decir que una comunicación eficiente contribuirá al desarrollo de la
pertenencia, el nivel de integración del grupo favoreciendo la producción y
efectividad del equipo, la cooperación entre los miembros, que podrán volcar
sus competencias (en el sentido de ser competente en lo que se hace)
enriqueciendo la labor del equipo y por supuesto el aprendizaje de los
miembros, no sólo en el ámbito profesional sino también en el ámbito de las
relaciones interpersonales. La comunicación va a permitir que se dé esa
sinergia propia de los equipos con relación a los resultados alcanzados más
allá de las variables de tiempo y lugar. En este punto la labor del conductor
del equipo es esencial ya que es quien dirigirá, en principio, los esfuerzos de
los integrantes. Un análisis de los distintos vectores le permitiría evaluar la
producción, la gestión del equipo, el estilo de vinculación entre sus miembros
y a partir de ese análisis podrá redefinir estrategias que apunten al logro de
los objetivos del equipo. Asimismo, el conductor deberá procurar incentivar la
comunicación a través de diversas estrategias tales como la exposición y la
retroalimentación. “Mediante la
exposición se muestra uno, mediante la retroalimentación se solicita la
colaboración de otros”. (Fainstein, H. “La gestión de equipos eficaces”).
“No hay límite de espacio
ni de tiempo para estos equipos. Cuando se está operando, cuando se está
realizando una tarea para alcanzar un resultado, hay equipo”. ( Fainstein, H. “La gestión de equipos
eficaces”).
Para que
los equipos puedan operar en estas condiciones, deberán tener acceso a
herramientas informáticas cuyos aspectos principales se desarrollan en los
puntos siguientes.
FORMACIÓN DE VIRTUAL TEAMS
Otro enfoque interesante para la formación de
equipos que surge de la combinación de tiempo y lugar es el aportado por
Cynthia Cantu en su artículo Virtual Teams:
Integrantes del equipo que
sean de distintas organizaciones o distintas partes de una misma organización: este tipo de equipos se utiliza mucho
para análisis de mercado, conocimiento del cliente y diseño de productos. Se
valora la variedad de conocimientos con un mismo objetivo.
Diferente ubicación
geográfica de los integrantes: pueden estar ubicados en distintos países, continentes o en distintos
edificios de la misma ciudad. A mayor distancia menor será la sincronización
del trabajo, especialmente si las distancias son tan grandes que implican
cambios en la banda horaria. Debido a la diferencia horaria un equipo que tenga
integrantes en Tokio y en Buenos Aires nunca trabajará compartiendo
simultaneidad temporal. Se pueden
observar estos equipos en organizaciones multinacionales, como por ejemplo en
una empresa de correo internacional que necesita presencia en distintos países
y requiere coordinación entre los integrantes.
Diferente duración o
períodos de tiempo en que los integrantes trabajan como equipo: dependiendo del objetivo un equipo se
puede formar para un proyecto en particular que dure días, meses, años. Es común en el caso de proyectos especiales.
Usando una combinación de equipos de trabajo y
tecnología de comunicación, muchas organizaciones desarrollan este tipo de
equipos para lograr el incremento del intercambio de conocimientos y
tecnología, el incremento de la velocidad en el planteo de soluciones, la
eliminación de cuellos de botella y demoras entre clientes, proveedores o
integrantes de la organización que estén en distinta ubicación geográfica.
Los beneficios mencionados en el párrafo anterior
que se pueden lograr a través de la formación de equipos de trabajo hacen de
esta técnica una herramienta poderosa. La formación de Virtual Teams presenta
mayores dificultades que aquellas involucradas en la formación de equipos de
trabajo convencionales. Debido a las distancias, distintas ubicaciones
geográficas, y distintas culturas que dan un grupo de personas heterogéneo. En
este marco, el planeamiento y el diseño se tornan esenciales para la formación
y supervivencia del equipo.
A continuación se detallan los distintos factores a
tener en cuenta en la formación de
“Virtual Team”, adaptado de Cynthia Cantu:
- Confianza: distintas personas en diferentes
ubicaciones geográficas, diferentes culturas, y diferente formación técnica
tienden a dudar en cómo será utilizada la información. Especialmente desconfían
en que sus contribuciones sean bien representadas fuera del equipo, o si otros
miembros del equipo realizan aportes con el mismo grado de conocimiento y nivel
de compromiso.
- Expectativas: Los equipos virtuales necesitan una
clara definición de la forma de trabajar, objetivos, lo que se espera de cada
uno, entre otros, desde un primer momento. Eso posibilita a los distintos
miembros a formar expectativas personales y grupales de lo que se les
permitirá hacer o no hacer. El manejo
de expectativas desde el principio evitara frustraciones con el sistema y con
otros miembros del equipo.
- Diferencias Culturales: sin hacer hincapié en diferencias
culturales, aquellos miembros de distintas partes de la organización están
acostumbrados a distintos grados de compromiso, participación, cooperación y
dinámica de grupos, este hecho disminuye la productividad y la voluntad de trabajar juntos en el
futuro. Por lo tanto, se recomendaría
como mencionamos en el apartado de equipos multi – culturales, que el conductor
evite hacer diferencias entre los miembros por cuestiones culturales.
- Coordinación de trabajo: los equipos virtuales
necesitan herramientas informáticas y comunicacionales avanzadas para compartir
bases de datos, proposiciones y presentaciones. Además necesitan un medio para
discutir opciones y priorizar alternativas sin tener que ocupar tiempo en
reuniones cara a cara para estas cuestiones.
Lo cual permite utilizar estas reuniones en temas más importantes como
la comunicación y la creación de relaciones informales entre otros.
- Dinámica de grupo: los “Virtual Teams”
manejan la mayoría de sus comunicaciones a través del teléfono y del correo
electrónico. Esto dificulta la interrelación de las personas y facilita las
dificultades de entendimiento. En especial el caso del correo electrónico que
puede ser fácilmente mal interpretado. Este hecho dificulta el manejo de la
dinámica de grupo, porque se pierde la comunicación gestual, la entonación de
las palabras, etc.
- Conducción: es más difícil tener
un control visual de los integrantes del equipo debido a las distintas
ubicaciones. Los conductores deben ejercer su influencia sobre personas con las
que no mantienen un contacto directo o incluso que no pertenece a una misma
organización. Especial cuidado se debe
tener en no favorecer miembros con un trasfondo técnico, cultural u
organizacional en particular, ya que esto interrumpiría la coordinación del
trabajo y reduciría la eficiencia de los procesos y la productividad del logro
de los resultados.
A partir de los aportes de Cynthia Cantu el equipo
concluye en que estas son las principales pautas para la formación de virtual
teams.
Diseño del equipo.
-
Identificación de las personas que
formarán el equipo: es
importante que la persona encargada de la formación del equipo defina de
antemano qué personas estarán involucradas, teniendo en cuenta los propósitos
para los que se forma.
-
Identificación de las metas: definir “para que hacemos esto” hace
explícitos los objetivos del equipo, define las metas más importantes y motiva
a la acción. Aunque puede ser difícil, es esencial que los objetivos y las
metas definidas estén expresadas en forma clara para que sean compartidos por
todos. Haciendo que los integrantes formen parte del establecimiento de las
metas facilitará que cada uno haga suyas las metas del equipo.
-
Descripción
realista del trabajo: consiste en cómo el empleado “virtual” deberá
utilizar su tiempo y una descripción detallada de cómo será el ambiente de
trabajo y qué tareas desarrollará cada persona involucrada.
-
Coordinación: los equipos virtuales se benefician
considerablemente con las reuniones cara a cara, estos encuentros son más
importantes en las etapas iniciales de formación. Algunos expertos sugieren que
el 25% de la interacción debe ser lograda a través de encuentros cara a cara.
Si este tipo de reuniones son muy limitas se puede recurrir a la implementación
de herramientas informáticas que permiten mantener una comunicación eficiente.
HERRAMIENTAS INFORMÁTICAS
Las computadoras personales están permitiendo la
marcha hacia la sociedad de la información y con las posibilidades que ofrecen
y la facilidad de uso, se han convertido en algo cotidiano. El manejo de la
información abre una nueva frontera en cuanto a las posibilidades de progreso
que se pueden encontrar, por lo que la informática es considerada una
herramienta que debe estar presente en las organizaciones en mayor o menor
medida. La apertura de la empresa hacia el exterior, producto de la
globalización, en conjunto con la adquisición de nuevas tecnologías, han
facilitado la comunicación entre los equipos superando las distancias físicas.
Las comunicaciones se encuentran en un grado tan
alto de integración con la tecnología que es difícil determinar exactamente
cuál es la frontera entre ambas. No habría necesidad de comunicaciones si no
hubiera información que transmitir y sería más difícil explotar la información
sin un adecuado sistema de comunicaciones en cuanto al nivel de tecnología.
Esta relación información – comunicación - tecnología es la que permite en gran
medida que los equipos de trabajo puedan configurarse en distinto tiempo y
lugar ya sea que la transmisión de datos se realice en forma local (dentro de
la empresa) o en forma remota (fuera de la misma).
Los avances en sistemas informáticos permiten
satisfacer objetivos importantes, tales como:
-
Reducir tiempo y esfuerzo: el avance en la tecnología permite que
la transmisión de datos remota sea tan inmediata como la local. Esto permite
contar con la información más rápidamente y sin tener que movilizar personal.
-
Capturar datos en su propia fuente, asegurando una menor posibilidad de
cometer errores
-
Aumentar la velocidad de entrega de la
información
-
Reducir costos de operación y de captura
de datos ya que
mediante la misma red la información circula por toda la empresa.
-
Aumentar la calidad y la cantidad de la
información,
facilitando al equipo tomar mejores decisiones a la hora de resolver un
problema.
-
Mejorar los sistemas administrativos, permitiendo que las distancias
geográficas no sean más una barrera que dificulta la conducción tanto de los
equipos como de las organizaciones en general.
Dentro de las tecnologías que generan nuevas formas
de realizar el trabajo, cabe destacar la importancia del trabajo en redes. Una
red es un conjunto de computadoras conectadas mediante una vía de transmisión
que puede ser, por ejemplo, la línea telefónica. Las redes permiten transferir
e intercambiar datos haciéndolos accesibles a todo el personal de la empresa,
ya sea que se encuentren en un mismo edificio, en diversos puntos del país o
incluso del mundo.
En el plano de los equipos de trabajo, una de las
aplicaciones más importantes de las redes es que permiten disponer de un
entorno de trabajo muy flexible haciendo más fluida y rápida la comunicación.
Por ejemplo, los integrantes pueden trabajar en casa usando terminales
conectadas mediante redes a las terminales en sus oficinas, incluso pueden hacerlo
mediante computadoras portátiles en sus viajes.
Las intranets
son redes cerradas dentro de la organización, a la que sólo pueden acceder los
trabajadores y personas ajenas autorizadas. La información se encuentra en el
servidor de la compañía y los usuarios pueden acceder a las mismas desde sus
computadoras. Esta tecnología permite aumentar la colaboración en el trabajo ya
que le da medios a los trabajadores para estar al tanto del progreso de los
demás con relación a las tareas a realizar y ayudarse entre sí en caso de que
surjan problemas.
La posibilidad de acceder al correo electrónico, la
video - conferencia y otras herramientas puestas a disposición de los
trabajadores son de fundamental importancia para mantener la coordinación del
trabajo en los equipos, se encuentren donde se encuentren y más allá de la
simultaneidad en sus operaciones.
A pesar de la importancia del uso de distintas
herramientas tecnológicas, una cuestión que no debe dejarse de lado es el
capital humano, que en definitiva es lo que conforma los equipos de trabajo y
las organizaciones y por supuesto es el usuario de dichas herramientas. El
capital humano es un recurso estratégico debido al conocimiento y creatividad
que se puede obtener de éste. Las
personas aportan sus habilidades, experiencia e inteligencia emocional por lo
que resulta de gran importancia brindarles un espacio en el que puedan
desarrollarse y aportar esas características a la organización y más
específicamente, al equipo de trabajo en el que se encuentran.
CONCLUSIÓN GRUPAL
Respecto al tema del
presente trabajo concluimos que la formación de equipos es una herramienta muy
útil pero no una solución mágica que pueda ser aplicada en todos los casos. Si
bien la globalización puede hacer que parezca necesaria la aplicación de
equipos de trabajo, éstos no deben usarse por el sólo hecho de seguir una moda
sino cuando realmente sean útiles. Es por esto que la formación de equipos
deberá ser el resultado de un diagnóstico que determine realmente la necesidad
y posibilidad de su aplicación.
La flexibilidad de los
equipos, en el sentido de que pueden adaptarse a diferentes circunstancias
tanto de tiempo como de lugar, hace que puedan avenirse a las diversas
necesidades de las organizaciones, permitiendo que éstas se adapten a los
cambios rápidos que se viven como consecuencia del fenómeno de globalización.
En este sentido la formación de equipos es una herramienta muy poderosa que
debe ser aplicada seriamente ya que requerirá cambios en la organización.
Estos cambios están
relacionados con diversos factores que
deberán tomarse en cuenta para que la implementación y funcionamiento de los
equipos sean correctos, siendo los principales:
-
la estructura y cultura de la empresa, ya que estas cuestiones
deberán adaptarse a la nueva modalidad de trabajo de forma que los equipos
tengan la suficiente libertad de acción y que también exista una coordinación
de los diferentes equipos en distintos sectores por parte de la organización.
-
el soporte informático que se utilizará para lograr la coordinación de los
esfuerzos del equipo y la comunicación entre sus integrantes.
-
las características del capital humano. Entre ellas podemos
mencionar las exigencias respecto a los nuevos conocimientos que deben
desarrollar los trabajadores en el marco generado por la globalización.
A partir del análisis de
los equipos multi-culturales y los virtual teams, deseamos destacar que ambos
se han difundido a partir del fenómeno de la globalización y por la movilidad
tanto de la información como de los trabajadores, creando nuevos conflictos y
situaciones que deben ser tomadas en cuenta a la hora de formar y gestionar los
equipos.
En relación a los objetivos
que nos propusimos al iniciar la tarea como Cero Creatividad, también pudimos
sacar algunas conclusiones.
A pesar de las dificultades
iniciales (como los problemas para orientar el trabajo debido a la amplitud del
tema y la gran cantidad de material) y a partir de las críticas constructivas
de nuestra facilitadora, consideramos que pudimos trabajar realmente en equipo.
Al principio dividimos
tareas para analizar el material y cada uno desarrolló una parte del trabajo.
Esto redundó en una suma de aportes y no fue un verdadero trabajo en equipo.
Sin embargo, a raíz de la ayuda de nuestra facilitadora, decidimos desarrollar
el trabajo nuevamente apuntando especialmente al trabajo en equipo.
Desde el punto de vista
informal Cero Creatividad funcionaba muy bien al inicio, estando bien
desarrollados los vectores de telé, comunicación, pertenencia y cooperación. A
pesar de lo que pensábamos inicialmente, la pertinencia no estaba tan bien
desarrollada. Con el tiempo logramos trabajar sobre ese vector y consideramos
que el resultado fue positivo. Esto nos permitió enfocar mejor nuestro esfuerzo
a la tarea a realizar y lograr así un mejor producto final.
En cuanto a los roles,
podemos mencionar que no detectamos roles negativos como el de obstructor,
boicoteador y agresor. El rol de líder rotó a lo largo de la tarea y en algún
momento todos los integrantes del equipo lo fueron.
El rol de motivador también
se presentó en varias ocasiones y rotó entre los integrantes.
En relación a las
funciones, éstas fueron asignadas sobre todo en la primera parte del proceso.
No hubo un conductor designado.
Como conclusión, percibimos
una maduración en el equipo como tal, debido al trabajo en forma consciente y
ordenada, mejorando los procesos de coordinación y comunicación y desarrollando
un lenguaje informal que facilitó en gran medida el desarrollo de la tarea.
BIBLIOGRAFÍA
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estudiantes de RRHH de la Universidad Champagnat) http://www.uch.edu.ar/rrhh/grupos.htm
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Grupo Editor)
Ø "Teleinformática
aplicada. Volumen I" Antonio Ricardo Castro Lechtaler, Rubén Jorge Fusario
(McGraw-Hill